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Master's Dissertation
DOI
10.11606/D.12.2011.tde-10082011-191850
Document
Author
Full name
Adriana Silva de Oliveira
E-mail
Institute/School/College
Knowledge Area
Date of Defense
Published
São Paulo, 2011
Supervisor
Committee
Riccio, Edson Luiz (President)
Goncalves, Rosana Carmen de Meiroz Grillo
Prado, Edmir Parada Vasques
Title in Portuguese
Sistemas de informações gerenciais em indústrias multinacionais: um estudo de caso da implementação global do ERP e BI
Keywords in Portuguese
Empresas multinacionais
Sistemas de apoio à decisão
Sistemas de informação gerencial
Abstract in Portuguese
Esta pesquisa descreve e analisa a padronização de informações gerenciais em sistemas de informações de uma empresa multinacional. A estratégia de pesquisa adotada foi um estudo de caso único que contou com a triangulação de diversas fontes de evidência: arquivos, documentos, entrevistas e observação direta e participante. O referencial teórico aborda estudos antecedentes ao tema, conceitos sobre empresas internacionalizadas, informações gerenciais, Sistemas Integrados de Gestão (ERP) e Business Intelligence (BI). A migração para um sistema global está contextualizada num cenário de globalização em que está presente a intensificação das transações entre países em termos de investimentos, mercadorias e serviços, entre outras características. Neste cenário, observa-se maior demanda por informações padronizadas e comparáveis tanto para usuários externos quanto internos às organizações. Os avanços na tecnologia de informação, por exemplo, em bancos de dados e comunicação em redes viabilizou as iniciativas das empresas para implementação de sistemas compartilhados por diversos países. Assim como outras empresas na década de 90, as subsidiárias da empresa em estudo adotaram soluções locais de ERP. Já no ano 2000, durante o planejamento de longo prazo, decidiu-se que seria melhor partir para uma solução global de ERP e de BI em vez de prosseguir com melhorias em cada um dos sistemas locais. Em 2001, iniciou-se o projeto global com a primeira implementação e em 2011 o sistema é utilizado em aproximadamente 25 países. O suporte da alta gestão e participação dos usuários mostraram-se relevantes no que se refere a "implementar com" em vez de "implementar para" os usuários. Com relação à utilização das informações, os relatórios mais acessados no BI são relacionados a vendas e margens, controladoria, contabilidade e ordens de produção. No entanto, os relatórios de vendas e margens não foram os mais padronizados, pois embora as fontes dos dados sejam globais, os relatórios e consultas às informações são predominantemente locais devido à ausência de uma estrutura organizacional de vendas em nível mundial e ao fato de que a maioria dos usuários somente tem permissão de acesso aos dados de suas respectivas regiões. Já os relatórios de controladoria, contabilidade e compras apresentaram maior aderência aos relatórios globais, uma vez que estas áreas possuem responsáveis em nível global que fomentaram o uso e desenvolvimento de informações mundialmente padronizadas. No caso da empresa deste estudo, observa-se que, enquanto o ERP foi mais direcionado à consistência dos processos e com poucos relatórios pré-formatados, o BI foi direcionado aos relatórios e consultas de informações com a flexibilidade da análise multidimensional. Os benefícios identificados do sistema de BI global foram: consolidação de informações das subsidiárias; comparabilidade das informações entre subsidiárias; flexibilidade do BI para conversão de moedas; rastreabilidade e maior controle sobre a qualidade dos dados. Já as principais limitações do BI global foram: adaptação ao fuso horário dos países; equilibrar a necessidade de rapidez nas consultas com o nível de detalhe e o volume de dados armazenado; pouca flexibilidade para modificações das estruturas de dados já criadas; dificuldade de manter um catálogo de relatórios globais para todos os usuários e concentração da utilização dos relatórios para análises de informações passadas em vez de análises preditivas. A partir das evidências empíricas desta pesquisa, conclui-se que não há o cenário em que o ideal seria tudo sob um padrão mundial ou deixar tudo local, pois as necessidades em nível global e local são ajustadas de forma dinâmica, conforme as características da organização e perspectivas de negócio.
Title in English
Management information systems in multinational industries: a case study about the ERP and BI global implementation
Keywords in English
Decision support systems
Management information systems
Multinational companies
Abstract in English
This research describes and analyzes the management information standardization in the information systems of a multinational company. The research strategy adopted was a single case study which involved multiple sources of evidence including: files, documents, interviews, and direct and participant observation. The literature review covers prior studies related to this subject, concepts about international companies, management information, Enterprise Resource Planning (ERP) and Business Intelligence (BI) systems. The migration to a global system is part of the overall globalization scenario with an ever increasing number of transactions between countries in terms of both investments and goods and services. In this context, there is a higher demand for standardized information to external and internal users. The breakthroughs in information technology, for example data bases and network communications, make possible corporate initiatives to have systems shared by subsidiaries located in several countries. Like other companies in the nineties, the subsidiaries of the studied company adopted their local ERP solutions. In the year 2000, during the five-year plan, it was determined that a global ERP and BI solution would be better than to continue improving each of the local systems. 2001 was the first roll-out toward the global system and now in 2011 the system is used in approximately 25 countries. The support from top management and involvement from business users was relevant to the success in implementing a global system ("implement with" instead of "implement to" the users). An analysis of information usage in the BI system showed that, the most accessed reports were related to sales and margins, controlling, accounting and production. However, reports about sales and margins are not standardized across the globe despite sharing the same data sources. These reports are mostly local due to the fact that there is no organization structure in charge of global sales and most importantly that users only have security authorization to their local information. The reports about controlling, accounting and purchasing presented a higher standardization once these areas had a global management structure that fostered the use and development of global reports. In this studied company, it was noticed that the ERP and BI complement each other. While the ERP system was focused on providing and enforcing consistent processes with only a few pre-formatted reports, the BI was focused on giving users the flexibility to retrieve information from reports. The benefits identified from a global BI were: consolidation of subsidiaries data, comparable information between subsidiaries, flexibility to handle currency conversions and better tracking and control over data quality. On the other hand, the main limitations identified were: inability to adapt to different time zones, a challenge in balancing between quicker response time and level of detail and volume of data necessary, little flexibility for changes in the current data storage models and in the creation of new ones, difficulties in the maintenance of a global catalogue of reports available for all users, and that reports are mostly used for analysis of past data and not predictive analysis. From the empirical evidences of this research, the conclusion indicates that there is not a scenario in which the ideal is all management information under a global standard or under a local requirement, because the needs at global and local levels are adjusted dynamically according to the company characteristics and business perspectives.
 
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AdrianaSilvadeOliveira.pdf (1,012.66 Kbytes)
Publishing Date
2011-09-01
 
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